¿Cómo hacer que tu home office sea exitoso con ayuda de los chatbots?

El uso de chatbots y herramientas impulsadas por Inteligencia Artificial (IA) en beneficio de las empresas se expande a áreas que hace algunos años era casi imposible imaginar. Hoy en día, estos asistentes virtuales han demostrado ser muy eficientes en temas como captación de nuevos talentos o/y empleados y como apoyo en el departamento de Recursos Humanos (RRHH) y capacitación de empleados.

La pandemia por COVID-19 aceleró la transformación tecnológica de las empresas no sólo de manera externa, es decir, para clientes y proveedores; sino también al interior con empleados y líderes de equipos de trabajo con beneficios como eficiencia, automatización de tareas y crecimiento sostenido.

“La expansión del home office fue el impulso que las empresas necesitaban para replantear sus dinámicas de trabajo e incorporar de manera permanente herramientas digitales para eficientar su fuerza de trabajo. Una de éstas fueron los chatbots, que, gracias a su flexibilidad, han podido adaptarse a diversas tareas que van desde cuestiones operativas como asistencia en trámites, hasta capacitación durante el trabajo remoto”, afirma Gustavo Parés, director de NDS Cognitive Labs.

De acuerdo con el reporte El futuro del Trabajo en América Latina, realizado por la empresa Runa, más del 90% de las empresas de la región están en proceso de implementar herramientas impulsadas por IA para la capacitación y desarrollo profesional de su fuerza laboral y área de Recursos Humanos.

A la par de la incorporación de herramientas basadas en IA y la transformación digital, las organizaciones han adoptado un nuevo enfoque sobre la importancia de mantener una comunicación constante y efectiva con los empleados mientras trabajan en esquemas remotos.

“Así como la comunicación con el cliente es importante para las empresas, también lo es la comunicación con los empleados, ya que ellos son los encargados de ejecutar y dar seguimientos a las estrategias de negocios. Su labor es vital para el crecimiento de la empresa y herramientas como los chatbots pueden hacer mucho para mejorar y eficientar sus labores”, añade el director de NDS Cognitive Labs.

La experiencia de los empleados es uno de los conceptos que se ha revolucionado a raíz de la pandemia, ya que identificar las necesidades e inquietudes de los trabajadores y poner en marcha planes de trabajo que ayuden a generar ambientes de trabajo saludables y que promuevan el crecimiento profesional son de vital importancia para los negocios.

De acuerdo con NDS Cognitive Labs, estas son algunas de las mejoras que un chatbot puede hacer en favor de las organizaciones que implementan home office:

• Atención a preguntas frecuentes de empleados. Los esquemas de trabajo remoto implican una mayor atención de las empresas para mantener un contacto cercano y eficiente con todos los trabajadores. En ese sentido, los chatbots son ideales, ya que pueden responder a una gran variedad de preguntas frecuentes con un alto nivel de precisión.
• Capacitación. Las nuevas tecnologías permiten programar chatbots de modo que estos funjan como asistentes que capacitan y ayudan a los empleados en diversas tareas. Contar con esto de forma permanente puede reducir los tiempos de consulta a la vez que contribuyen a impulsar y mejorar el desarrollo de habilidades en los equipos de trabajo.
• Asistencia para nuevos talentos. La capacitación de nuevos talentos puede ser todo un desafío, pero en tiempos de home office el reto es aún mayor. Para apoyar a las empresas en estas tareas, los chatbots pueden incorporarse como pieza clave, ya que acceder a ellos es tan sencillo como usar cualquier plataforma de mensajería. Así, cada consulta, sin importar la complejidad o el horario, recibirá respuestas útiles que faciliten la incorporación de los individuos a los equipos de trabajo.
• Asistencia y contacto con áreas de RRHH. Aún con el home office, los trámites como nóminas, pagos de compensaciones, seguros para empleados y demás labores del departamento de RRHH siguen funcionando. Los chatbots pueden operar como un vínculo entre los ejecutivos de esta área y los trabajadores, ya sea que estos quieran realizar algún trámite, dar seguimiento a una consulta o que necesiten respuestas ante sus dudas.

¿Por qué una empresa necesita un chatbot en tiempos de pandemia?

NDS Cognitive Labs enfatiza algunas razones por las que las empresas deben incorporar chatbots de manera interna en tiempos de trabajo remoto:

• Respuesta rápidas y precisas. Los chatbots tienen la capacidad de responder a una gran cantidad de preguntas al mismo tiempo de forma rápida y precisa. Además, gracias a tecnologías como el Machine Learning también pueden mejorar su nivel de respuesta con cada interacción.
• Contacto efectivo y permanente con el personal. Los chatbots están disponibles 24/7 y responden en tiempo real, lo que los hace muy eficientes. También pueden comprender el lenguaje natural de los usuarios y responder de manera precisa, lo que los hace similar a interactuar con un asistente humano.
• Retroalimentación para la compañía. Estos asistentes pueden recopilar y almacenar información valiosa que obtienen con cada interacción. Dichos datos sirven a las empresas para mejorar sus procesos de trabajo, dinámicas diarias y realización de trámites.